在社會管理中，當(dāng)我們評價一種社會亂象時，往往看到最多的一句話就是抱怨“職能部門不作為”，可是，說這句話的時候，我們大多是從感性的角度出發(fā)的一種抱怨，認(rèn)為職能部門之所以不作為，是因為負(fù)責(zé)職能部門的人“不負(fù)責(zé)任”而導(dǎo)致的“職能缺失”，而把不負(fù)責(zé)任又歸結(jié)于是體制問題，結(jié)果，問題就偏離了事務(wù)的本質(zhì)。導(dǎo)致“職能缺失”這個問題長期得不到解決。
其實，要解決這個問題我們還得從“管理技術(shù)”這個層面去思考，要先弄明白什么才是一個部門的“正確職能”。比方說“財務(wù)部”，幾乎所有企業(yè)都有這個設(shè)置。但是，在95%以上的企業(yè)中，財務(wù)部都只承擔(dān)了“財務(wù)核算”和“現(xiàn)金管理”這個最基本的職能。說白了，就只是發(fā)揮了一個會計和出納的作用而已。而在現(xiàn)代管理概念中，財務(wù)部必須承擔(dān)的是財務(wù)流程規(guī)劃、資金管理、成本管理、財務(wù)稽查等綜合職能。“流程規(guī)劃、資金管理、成本管理、財務(wù)稽查”等才是它的正確職能。要是一個部門只有會計和出納功能，就絕對不能叫做“財務(wù)部”，干脆撤掉好過，免得掛羊頭賣狗肉。
我曾經(jīng)去過一家銷售型企業(yè)做咨詢，在這家近600人的銷售型企業(yè)里，職能部門就有十三個之多。什么營銷部、市場部，人力資源部、財務(wù)部、物流部、產(chǎn)品管理部、總辦、信息部、工程部、采購部、客服部、飾品氛圍部、質(zhì)量管理部等等一應(yīng)俱全?？墒?，除了財務(wù)部、信息部主管相對穩(wěn)定以外，其他部門主管一年幾乎不停地更換，做上一年的人就很少。其中，市場部、營銷部天天吵架，產(chǎn)品部、飾品部消極怠工，幾年下來，公司無從規(guī)范，也沒有任何管理沉淀，老板為此頭疼不已。
在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，市場部、營銷部、客戶部幾乎天天吵架，有問題根本無法追究。而產(chǎn)品部、飾品部的主管和員工們則整天晃來晃去，根本就不知道自己該干什么。今天被老板派去賣場，明天又會被叫去倉庫，而老板對這些部門抱怨也是特多，認(rèn)為這些人不作為，這里其實就有一個最關(guān)鍵的問題，公司沒有對這些職能部門的正確職能進(jìn)行清析的規(guī)劃，導(dǎo)致職能重疊所致，部門之間根本無所適從。
在管理實踐中，很多人喜歡把職能和職責(zé)混為一談，其實，職能是部門的、職責(zé)是個人的，而職能也是崗位職責(zé)的基礎(chǔ)。每個部門必須在充分明確了自己的正確職能之后，才能去思考要承擔(dān)這些職能需要配備什么樣的職位，每個職位需要承擔(dān)什么樣的責(zé)任，需要什么樣的任職資格和條件，每個需要需要配備幾個人等等，否則，所有的崗位設(shè)計都只是一種拍腦袋行為。
在組織管理中，掛羊頭賣狗肉的情況比比皆是。比方說大部分企業(yè)的人事部做的都不是人事，大部分的品質(zhì)部都只會搞檢驗，大部分財務(wù)部只會做會計，大部門的生產(chǎn)管理只會做跟單，甚至連單都跟不了。其實，在上述案例中，總經(jīng)理辦公室的正確職能應(yīng)該是：組織戰(zhàn)略研究、組織規(guī)劃與設(shè)計，內(nèi)部管理督導(dǎo)與稽查等，而決不只是“上傳下達(dá)”的簡單職能，這只是一個秘書的職能。而人力資源部的正確職能是“人事政策研究、人事流程設(shè)計、人力資源開發(fā)及文化建設(shè)”等，要是只會做招聘的話，就干脆叫做人事部還實際得多。
職能正確才是組織管理規(guī)范的基礎(chǔ)。所以，要想提升組織管理效率，就必須先進(jìn)行規(guī)范管理，要保證組織管理規(guī)范，就必須對整個組織的職能進(jìn)行全面規(guī)范，明確每個部門的正確職能，決定什么部門該設(shè)，什么不該設(shè)，這樣才能一勞永逸。
